Чем больше количество документов в офисе, тем сложнее понять, где находится заявление, где хранить документ или что делать с электронным письмом с соответствующей тематикой.

На https://licenziya-fsb.com/novye-vozmozhnosti-medo-3-0 читайте о новых возможностях МЭДО 3.0.

Из-за слишком большого развития электронной вселенной, называемой большими данными, которая добавляется ко всем секторам рынка и средам общества, это необходимо обрабатывать мгновенно, потому что чем больше задержка, чтобы сделать выбор, связанный с осуществлением любого документооборота. системы, тем жестче становится ситуация и, следовательно, ее адекватные решения.

Перед преобразованием бумажного документа в электронный цифровой без применения приказа необходимо учесть перечисленные ниже аспекты:

— Цифровой разрыв: все ли устройства, необходимые работникам для доступа к цифровым документам, доступны в бизнесе?

— Устаревание систем чтения: можно ли будет прочитать компакт-диск, записанный десять лет назад?

— Авторское право и возможность создания электронных документов: как застраховать интеллектуальную собственность документа?

-Целостность: как вы можете гарантировать, что документ не будет изменен в его окончательной версии?

— Сохранение: какие документы имеют юридическую и доказательную силу? Где и как их хранить?

Многие годы назад многочисленные исследования показали, что правильное управление документами помогает повысить эффективность службы. Но помимо повышения эффективности документы содержат информацию и данные, а также большое количество коммерческих знаний, воспринимаемых как часть «нематериальных благ» интеллектуального капитала. Ключевым аспектом является возможность их удобного обнаружения в любое время.

Что организация должна выбрать для системы управления документами?

Ниже приведены некоторые обязательные вопросы, которые необходимо задать перед внедрением системы управления документами:

-Будет ли это необходимо для предотвращения дублирования, а также использования необновленных изданий?

-Бывают ли потеряны важные записи или файлы документов?

— Важно ли сократить время доступности?

— Хотите убедиться, что документ можно будет «прочитать» через несколько лет?

-Приходится ли вам управлять объемом сообщений электронной почты, содержащих важную информацию, относящуюся к этой компании? Обязательно ли его сохранять? Однако с какой безопасностью и как следует хранить данные?